18 Giugno 2026, di Noemi Ricci – PMI.it
La PEC, posta elettronica certificata, è lo strumento che dà valore legale alle comunicazioni digitali, con ricevute di accettazione e consegna opponibili a terzi, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. È obbligatoria per imprese, professionisti e amministratori di società, mentre per i privati resta facoltativa ma utile a eleggere un domicilio digitale presso cui ricevere le comunicazioni ufficiali. Attivarla richiede la scelta di un gestore accreditato, il riconoscimento del titolare e un canone annuale.
In sintesi:
- la PEC è la posta elettronica certificata, con valore legale equiparato alla raccomandata con ricevuta di ritorno;
- sono obbligati ad averla imprese, professionisti iscritti ad albi e amministratori di società di capitali, cooperative e consortili;
- per gli amministratori l’obbligo, ridefinito dal d.l. n. 159/2025, ricade sull’amministratore unico, sul delegato o sul presidente del CdA, con PEC personale distinta da quella dell’impresa;
- non esistono più caselle PEC gratuite stabili e l’INAD consente di eleggere un domicilio digitale ma non fornisce una casella;
- i gestori stanno migrando allo standard europeo, che prevede il riconoscimento dell’identità del titolare.
PEC, definizione e valore legale
La posta elettronica certificata consente di inviare messaggi con ricevute di accettazione e consegna che rendono la comunicazione opponibile a terzi. Ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e per questo sostituisce molti invii cartacei nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, con i clienti e con i fornitori. È inoltre la base del domicilio digitale, l’indirizzo presso cui si ricevono le comunicazioni ufficiali con piena validità giuridica.
Chi è obbligato ad avere la PEC
L’obbligo di dotarsi di una PEC e di comunicarla al Registro delle Imprese riguarda da tempo le imprese, in forma societaria e individuale, e i professionisti iscritti ad albi ed elenchi. A questi si sono aggiunti gli amministratori di società: la legge di Bilancio 2025 ha esteso l’obbligo, poi ridefinito dal decreto-legge n. 159/2025, che ne ha ristretto il perimetro.
Per le società di capitali, le cooperative e le società consortili l’adempimento ricade, in via alternativa, sull’amministratore unico, sull’amministratore delegato o, in mancanza, sul presidente del consiglio di amministrazione. Il domicilio digitale dell’amministratore deve essere una PEC personale, distinta da quella della società. Le imprese già iscritte hanno dovuto provvedere entro il 31 dicembre 2025, mentre per le nuove nomine la comunicazione avviene contestualmente all’iscrizione, come spiegato nella guida sull’obbligo di PEC per gli amministratori di società.
Per i privati la PEC non è obbligatoria, ma permette di eleggere un domicilio digitale presso cui ricevere le comunicazioni ufficiali, utile anche per partecipare a bandi e concorsi.
La PEC europea e lo standard interoperabile
La PEC italiana sta migrando verso lo standard europeo della posta certificata, pensato per garantire l’interoperabilità tra i servizi dei diversi Paesi dell’Unione. La novità principale è il riconoscimento dell’identità del titolare della casella, che innalza il livello di sicurezza e affidabilità del servizio. Chi possiede già una casella deve verificare con il proprio gestore i passaggi di adeguamento alla PEC europea.
Quanto costa la PEC
Avere una PEC comporta un canone annuale, in genere contenuto. Non esistono più caselle completamente gratuite e stabili nel tempo: i gestori accreditati possono offrire periodi di prova o promozioni, ma alla scadenza il rinnovo è a pagamento. La vecchia PEC gratuita della Pubblica Amministrazione non è più attiva, e l’INAD, l’Indice nazionale dei domicili digitali, consente di eleggere un domicilio digitale ma presuppone che si disponga già di una casella certificata.
I criteri per scegliere il servizio PEC
Il prezzo da solo è un criterio debole. Nella scelta di un servizio pesano soprattutto questi elementi:
- lo spazio della casella e la politica di archiviazione dei messaggi e degli allegati;
- gli strumenti di consultazione, come webmail, app, notifiche e filtri di ricerca;
- la continuità operativa, dal recupero delle credenziali all’assistenza in caso di blocco;
- l’integrazione con il domicilio digitale e con gli adempimenti verso il Registro delle Imprese.
Attivazione e uso della PEC
Per attivare una casella PEC occorre scegliere un gestore accreditato, selezionare il piano, completare il riconoscimento del titolare e configurare le credenziali. L’uso non richiede software dedicati: la casella si gestisce dalla webmail con qualsiasi browser, da app su mobile o tramite un client di posta con i protocolli tradizionali. Per verificare l’indirizzo PEC di un’impresa o di un professionista è disponibile l’elenco INI-PEC, l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata.